Que es el CFDI 4.0?
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) version 4.0 es el formato de facturacion electronica vigente en Mexico desde enero de 2022, y obligatorio desde abril de 2023. Esta version incluye cambios importantes respecto a la 3.3, como la validacion del nombre y domicilio fiscal del receptor.
Principales cambios en CFDI 4.0
- Nombre del receptor obligatorio: Debe coincidir exactamente con el registrado en el SAT
- Domicilio fiscal del receptor: Se requiere el codigo postal fiscal del cliente
- Regimen fiscal del receptor: Debes incluir el regimen fiscal de tu cliente en cada factura
- Uso del CFDI validado: El uso del CFDI debe corresponder al regimen fiscal del receptor
- Cancelacion con motivo: Al cancelar una factura, debes indicar el motivo de cancelacion
Importante: Antes de facturar, solicita a tus clientes su Constancia de Situacion Fiscal actualizada. Ahi encontraras el nombre exacto, RFC, regimen fiscal y codigo postal fiscal que necesitas para emitir el CFDI correctamente.
Configurar Aspel SAE para facturacion
Aspel SAE (Sistema Administrativo Empresarial) es un sistema de administracion comercial que incluye facturacion electronica integrada. Sigue estos pasos para configurarlo:
1. Instalar el Certificado de Sello Digital (CSD)
El CSD es el sello electronico que valida tus facturas ante el SAT. Es diferente a la e.firma (FIEL) y se usa exclusivamente para timbrar comprobantes.
- Obtener tu CSD: Ingresa al portal del SAT con tu e.firma, ve a la seccion de Certificados y genera tu CSD. Descargaras un archivo .cer y un archivo .key
- Registrar en SAE: En Aspel SAE, ve a Configuracion > Empresa > Datos de la empresa. En la pestana de CFDI, registra los archivos .cer y .key junto con la contrasena de tu llave privada
- Verificar vigencia: Los CSD tienen vigencia de 4 anos. SAE te avisara cuando este proximo a vencer
Tip: Guarda una copia de seguridad de tus archivos CSD (.cer y .key) y su contrasena en un lugar seguro. Si los pierdes, tendras que tramitar un nuevo certificado ante el SAT.
2. Configurar datos fiscales de la empresa
- Razon social exactamente como aparece en tu Constancia de Situacion Fiscal
- RFC con homoclave
- Regimen fiscal (puede ser mas de uno)
- Codigo postal del domicilio fiscal
- Logotipo de la empresa (opcional, para el PDF de la factura)
3. Configurar el PAC (timbrado)
El PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion) es el servicio que timbra tus facturas y les asigna el folio fiscal UUID. Aspel SAE incluye integracion con PACs como Certus y Soluciones Fiscales.
- Adquiere un paquete de timbres (disponible con tu licencia de Aspel SAE)
- Registra las credenciales del PAC en la configuracion de CFDI
- Realiza una factura de prueba para verificar que el timbrado funcione correctamente
Emitir facturas en Aspel SAE
Una vez configurado, el proceso de facturacion es sencillo:
Proceso paso a paso
- Registra al cliente: Da de alta a tu cliente con su RFC, nombre o razon social, regimen fiscal y codigo postal fiscal. Estos datos se validan contra el SAT al momento de timbrar
- Crea la factura: Selecciona el cliente, agrega los productos o servicios, define la forma y metodo de pago
- Revisa antes de timbrar: Verifica que todos los datos sean correctos. Una vez timbrada, no puedes modificar la factura (solo cancelar y rehacer)
- Timbra el CFDI: SAE envia la factura al PAC y recibe el XML timbrado con el UUID (folio fiscal)
- Envia al cliente: SAE puede enviar automaticamente el XML y PDF por correo electronico
Complemento de pago (REP)
Cuando tus clientes pagan en una fecha posterior a la emision de la factura (metodo de pago PPD - Pago en Parcialidades o Diferido), debes emitir un Complemento de Pago:
- Se emite cuando recibes el pago, parcial o total
- Debe relacionarse con la factura original
- Incluye datos del pago: fecha, monto, forma de pago, numero de operacion
- Es obligatorio emitirlo dentro del mes siguiente a la recepcion del pago
Recuerda: Si tu cliente paga al momento de la venta, usa metodo de pago PUE (Pago en Una sola Exhibicion) y no necesitas complemento de pago. Solo usa PPD cuando el pago sera posterior.
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