Por que Microsoft Teams es clave para la productividad?
Microsoft Teams es mucho mas que una herramienta de videollamadas. Es un hub central de colaboracion que integra chat, archivos, reuniones y aplicaciones de terceros en un solo lugar. Cuando se configura correctamente, reduce la cantidad de correos internos, centraliza la informacion y agiliza la toma de decisiones.
Lo que la mayoria no aprovecha
Muchas empresas instalan Teams pero solo lo usan para llamadas y chat basico. Estas funciones representan apenas una fraccion de lo que Teams puede hacer por tu equipo:
- Organizar proyectos con canales dedicados
- Colaborar en documentos en tiempo real sin salir de Teams
- Automatizar tareas repetitivas con flujos de Power Automate
- Integrar aplicaciones externas como Trello, Jira o Salesforce
- Crear wikis internas para documentacion del equipo
Organiza tu equipo con canales
Los canales son la base de una buena organizacion en Teams. Cada canal es un espacio dedicado a un tema, proyecto o departamento.
Estructura recomendada
Para una empresa tipica, te sugerimos esta estructura de canales:
- General: Anuncios importantes y comunicacion que afecta a todo el equipo
- Por departamento: Ventas, Marketing, Soporte, Desarrollo, etc.
- Por proyecto: Crea canales temporales para proyectos especificos y archivalos al terminar
- Social: Un canal informal para fortalecer la cultura del equipo
Tip: Usa canales privados para informacion confidencial como finanzas o recursos humanos. Solo los miembros invitados pueden ver el contenido de un canal privado.
Buenas practicas para canales
- Nombra los canales de forma clara: Usa nombres descriptivos como "Proyecto-Sitio-Web" en lugar de "Proyecto-1"
- Fija pestanas importantes: Agrega pestanas con documentos clave, sitios web o aplicaciones que el equipo use frecuentemente
- Usa hilos de conversacion: Responde dentro del hilo en lugar de crear mensajes nuevos. Esto mantiene las conversaciones organizadas
- Archiva canales inactivos: Cuando un proyecto termina, archiva el canal en lugar de eliminarlo para conservar el historial
Integraciones que multiplican la productividad
Teams se integra con cientos de aplicaciones. Estas son las integraciones mas utiles para empresas:
Productividad y gestion de proyectos
- Planner / To Do: Crea tableros de tareas tipo Kanban directamente dentro de Teams. Asigna responsables, fechas limite y haz seguimiento del progreso
- OneNote: Agrega cuadernos compartidos a tus canales para notas de reuniones, procedimientos y documentacion
- SharePoint: Cada canal de Teams tiene un sitio de SharePoint asociado. Organiza documentos con metadatos y versionado automatico
Automatizacion
- Power Automate: Crea flujos automaticos como enviar notificaciones cuando se sube un archivo, crear tareas a partir de mensajes o sincronizar datos entre aplicaciones
- Bots personalizados: Configura bots que respondan preguntas frecuentes, recuerden fechas importantes o recopilen informacion del equipo
Ejemplo practico: Configura un flujo de Power Automate que envie un resumen semanal al canal General con las tareas pendientes de Planner. Asi todo el equipo tiene visibilidad del progreso sin reuniones adicionales.
Reuniones mas productivas en Teams
Las reuniones improductivas son el mayor enemigo del trabajo enfocado. Estas practicas ayudan a que las reuniones en Teams sean mas efectivas:
Antes de la reunion
- Define una agenda: Agrega la agenda en las notas de la reunion. Los participantes pueden revisarla antes y llegar preparados
- Comparte documentos de antemano: Adjunta los archivos relevantes a la invitacion para que todos los revisen antes
- Evalua si es necesaria: Muchas reuniones pueden ser un mensaje en Teams. Reserva las reuniones para discusiones que requieran interaccion en tiempo real
Durante la reunion
- Graba la reunion: Teams puede grabar y generar transcripciones automaticas. Util para quienes no pudieron asistir
- Usa salas para grupos: Las breakout rooms permiten dividir a los participantes en grupos pequenos para discusiones enfocadas
- Asigna tareas en vivo: Usa Planner o el chat de la reunion para asignar acciones especificas antes de terminar
Tip: Activa la funcion de Copilot en Teams (disponible en planes compatibles) para obtener resumenes automaticos de reuniones, puntos clave y acciones a seguir generados por inteligencia artificial.
Necesitas ayuda?
En Computo TPU somos Microsoft Partners y ayudamos a empresas a implementar y optimizar Microsoft Teams. Desde la configuracion inicial hasta la capacitacion de tu equipo, estamos para apoyarte. Contactanos para agendar una asesoria.