Por que migrar a la nube de Microsoft?
Migrar a Microsoft 365 significa mover tu correo electronico, archivos y herramientas de productividad a la nube de Microsoft. Esto elimina la necesidad de mantener servidores locales, reduce costos de infraestructura y permite que tu equipo trabaje desde cualquier lugar.
Beneficios principales
- Acceso desde cualquier lugar: Correo, archivos y aplicaciones disponibles desde cualquier dispositivo con internet
- Sin servidores locales: Microsoft se encarga del mantenimiento, actualizaciones y respaldos
- Seguridad empresarial: Cifrado de datos, autenticacion multi-factor y proteccion contra amenazas incluidos
- Escalabilidad: Agrega o quita usuarios segun las necesidades de tu empresa
- Colaboracion en tiempo real: Varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento simultaneamente
- Actualizaciones automaticas: Siempre tienes la version mas reciente de Office sin reinstalar nada
Fase 1: Planificacion de la migracion
Una migracion exitosa comienza con una planificacion detallada. Saltarse esta fase es el error mas comun y causa problemas durante la ejecucion.
Inventario actual
Antes de migrar, documenta tu infraestructura actual:
- Correo electronico: Que sistema usas actualmente? (Gmail, Exchange on-premise, Zimbra, hosting compartido, etc.) Cuantos buzones tienes y que tamano tienen?
- Archivos: Donde almacenan archivos tus empleados? (servidor local, carpetas compartidas, Dropbox, Google Drive, etc.) Cuantos GB o TB de datos tienes?
- Aplicaciones: Que aplicaciones de productividad usan? (Office perpetuo, Google Workspace, LibreOffice, etc.)
- Dominios: Que dominios de correo usa tu empresa? Tienes acceso al DNS de esos dominios?
Tip: Pide a cada departamento que identifique los correos y archivos criticos que no pueden perderse durante la migracion. Esto te ayuda a priorizar y definir el orden de migracion.
Elegir el plan adecuado
Basandote en tu inventario, elige el plan de Microsoft 365 que mejor se ajuste. Consulta nuestro articulo Como elegir el plan de Microsoft 365 ideal para tu empresa para una comparacion detallada.
Fase 2: Migracion de correo electronico
La migracion de correo es generalmente la parte mas critica. El objetivo es mover todos los buzones sin perder correos y con el minimo tiempo de inactividad.
Metodos de migracion
- Migracion IMAP: Funciona con casi cualquier proveedor de correo. Migra el contenido de los buzones (correos y carpetas) a Exchange Online
- Migracion de Exchange (hibrida): Si tienes Exchange Server on-premise, puedes hacer una migracion hibrida que permite coexistencia temporal entre ambos sistemas
- Migracion de Google Workspace: Microsoft ofrece herramientas especificas para migrar desde Gmail, incluyendo correos, contactos y calendarios
- Migracion por PST: Exporta los buzones a archivos PST e importalos a Microsoft 365. Util para volumenes pequenos
Pasos generales
- Crear cuentas en Microsoft 365: Da de alta a todos los usuarios y asignales licencias
- Verificar el dominio: Demuestra a Microsoft que eres dueno de tu dominio agregando un registro TXT en tu DNS
- Migrar buzones: Inicia la migracion de contenido. Esto puede tardar horas o dias dependiendo del volumen
- Cambiar registros MX: Cuando la migracion este completa, cambia los registros MX de tu DNS para que el correo nuevo llegue a Microsoft 365
- Verificar y monitorear: Confirma que todos los correos lleguen correctamente y que no se haya perdido informacion
Importante: Programa el cambio de registros MX durante un fin de semana o fuera de horario laboral. El cambio de DNS puede tardar hasta 48 horas en propagarse completamente, aunque generalmente se completa en menos de 4 horas.
Fase 3: Migracion de archivos y datos
Los archivos de tu empresa deben migrar a OneDrive (archivos personales) y SharePoint (archivos compartidos por equipo o departamento).
Estructura recomendada
- OneDrive: Documentos personales de cada empleado. Cada usuario tiene 1 TB de almacenamiento
- SharePoint: Documentos compartidos organizados por equipo, departamento o proyecto. Acceso controlado por permisos
- Teams: Cada canal de Teams tiene su propia carpeta en SharePoint, ideal para archivos de proyectos activos
Herramientas de migracion
- SharePoint Migration Tool: Herramienta gratuita de Microsoft para migrar archivos desde servidores locales o carpetas compartidas a SharePoint y OneDrive
- Mover (Migration Manager): Para migraciones desde Google Drive, Dropbox o Box directamente a Microsoft 365
- Sincronizacion manual: Para volumenes pequenos, instala OneDrive en las computadoras y arrastra los archivos a la carpeta sincronizada
Tip: Antes de migrar, haz limpieza. Elimina archivos duplicados, temporales y obsoletos. Migrar basura digital solo aumenta el tiempo de migracion y dificulta la organizacion en la nube.
Fase 4: Capacitacion de usuarios
La tecnologia es tan efectiva como las personas que la usan. La capacitacion es clave para que la migracion sea exitosa y tu equipo adopte las nuevas herramientas.
Temas esenciales de capacitacion
- Outlook en la nube: Como acceder al correo desde el navegador, configurar Outlook en el celular y gestionar calendarios compartidos
- OneDrive: Como guardar y sincronizar archivos, compartir documentos con companeros y acceder desde el celular
- Teams: Uso basico de chat, canales, videollamadas y como compartir archivos dentro de Teams
- Seguridad: Como activar la autenticacion multi-factor (MFA), reconocer correos de phishing y reportar amenazas
Consejos para una adopcion exitosa
- Identifica a los usuarios mas receptivos al cambio y conviertelos en "champions" que ayuden a sus companeros
- Ofrece sesiones de capacitacion cortas (30-45 minutos) enfocadas en un tema a la vez
- Crea guias rapidas en formato PDF o video que los usuarios puedan consultar despues
- Abre un canal de soporte en Teams donde el equipo pueda hacer preguntas durante las primeras semanas
Necesitas ayuda?
En Computo TPU hemos migrado decenas de empresas a Microsoft 365. Nos encargamos de la planificacion, ejecucion tecnica y capacitacion de tu equipo para que la transicion sea lo mas sencilla posible. Contactanos para una evaluacion gratuita de tu migracion.